ИНСТРУКТАЖИ ПО БЕЗОПАСНОСТ И ЗДРАВЕ ПРИ РАБОТА – нови изисквания, както и възможност за дистанционно провеждане и електронно подписване

Откъде да започнем внедряването на този процес?

       На първо място работодателят следва да вземе информирано решение дали би желал да се възползва от новите възможности за провеждане на инструктажи. Тук е важно да отбележим, че освен запознаването с информация от различни източници в интернет, в това число и с изменения текст на самата Наредба №РД-07-2, работодателят следва да се консултира и с партньор, на когото има доверие – обслужващата го служба по трудова медицина (СТМ), която би могла да го насочи за следващите вече конкретни стъпки и да предостави съвети и напътствия относно изпълнението на заковоните изисквания в контекста на конкретния бизнес модел за съответния работодател.

       Втората стъпка е внедряването на електронно трудово досие. Ако все още не сте го направили, то е важно да изберете доставчик, на който може да доверите и чието продуктово решение да е напълно съобразено с българското законодателство като в частност отговаря и на изискванията на Наредба №РД-07-2. Разбира се е важно да отбележите и наличието на допълнителни критерии като бързо внедряване, необходимост от IT поддръжка, допълнителни предимства пред други доставчици и т.н., за да се спрете на възможно най-доброто решение, тъй като то ще бъде дългосрочно.

       Третата стъпка е документалното оформяне на взетото решение, особено ако то е в полза на дистанционното провеждане на инструктажи или електронното им документиране.
       Един от основните вътрешнофирмени актове, който следва да бъде допълнен и изменен, е Правилникът за вътрешен трудов ред (ПВТР). Ако внедряването на електронно трудово досие предстои или е в процес, то в ПВТР трябва да бъде документирано и това ново обстоятелство и произтичащите от него задължения, права и условия за ползване. Тези промени трябва да влязат в сила преди първото използване на възможностите на електронното трудово досие и реалното провеждане на инструктаж по новите правила
       Документи по ЗБУТ – заповеди, правила, правилници, програми, инструкции и т.н. – всичко, което има отношение към организацията за провеждане на инструктажите,  следва да бъде актуализирано или преиздадено преди реалното провеждане на инструктаж по новите правила.
       Тук трябва да отбележим, че дистанционната форма на провеждане на инструктажите по ЗБУТ изисва работодателят предварително да определи писмени правила, с които да се определят видът на информационните и комуникационните технологии за провеждане на инструктажите, както и редът и условията за използването им. Разбира се, тези правила могат да бъдат добавени във вече съществуващи документи без да се налага изготвянето на отделен и специално подготвен за целта документ. При всички случаи, обаче, те трябва да бъдат съобразени с възможностите на конкретно избраните технологии и спецификите на дейността на предприятието.
       Един съвет от нас – правилата и промените следва да бъдат консултирани, обсъдени и документирани преди приемането им и в ГУТ/КУТ ако във фирмата има изградени такива структури.

       Четвърта стъпка при въвеждането на нови правила за провеждане и документиране на инструктажите – задължително предварително запознаване на работещия с правилата за провеждане на инструктажи преди самото физическо провеждане на инструктажа! Това задължение се отнася спрямо работещите, за които е предвидено инструктажите да се провеждат в дистанционна форма. Чрез запознаването на работещите с правилата предварително се осигурява необходимата информация, която ще спомогне за използването по правилен начин на предвидените информационни технологии, което от своя страна ще осигури безпроблемно и пълноценно провеждане на инструктаж по безопасност и здраве при работа.

       Пета стъпка е свързана с набавяне на нови книги за инструктаж на хартиен носител, отпечатани по новите образци, както и в случаите на електронно подписване на инструктажите – оформяне на електронни документи, отговарящи на изискванията на Наредба №РД-07-2, за които бихте могли да потърсите съдействие от обслужващата служба по трудова медицина. Документирането на всеки един проведен инструктаж на работещия следва да стане чрез отделен електронен документ.
       Тук следва да отбележим една важна особеност, свързана с подписването на електронните документи – те се подписват само и единствено с усъвършенстван или квалифициран електронен подпис, който се осигурява за сметка на работодателя, и се съхраняват в трудовото досие на работещия. Това води до заключението, че работодателят следва предварително да внедри електронно трудово досие като е допустимо успоредното водене и на хартиено.
       Все още често възниква въпросът каква е разликата между усъвършенстван и квалифициран електронен подпис.
      Усъвършенстваният електронен подпис отговаря на следните изисквания:

• свързан е по уникален начин с титуляря на подписа;
• може да идентифицира титуляря на подписа;
• създаден е чрез данни за създаване на електронен подпис, които титулярят на електронния подпис може да използва с висока степен на доверие и единствено под свой контрол; и
• свързан е с данните, които са подписани с него, по начин, позволяващ да бъде открита всяка последваща промяна в тях.

       Квалифициран електронен подпис означава усъвършенстван електронен подпис, който:

• е създаден от устройство за създаване на квалифициран електронен подпис и
• се основава на квалифицирано удостоверение за електронни подписи.

       На това място бихме искали да обърнем изрично внимание, че електронен документ за инструктаж изпратен по имейл до служителя, който от своя страна го принтира, полага саморъчен подпис върху хартиения документ, след което го сканира и изпраща на работодателя като сканиран е-документ от и на уговорен между страните имейл адрес НЕ се счита за валидно подписан електронен документ по правилата на Наредба №РД-07-2!

       И последната, шеста стъпка, е свързана със задължението на работодателя за организиране на съхранението на документите на хартиен и/или електронен носител и то по начин, който не позволява случайно или незаконно унищожаване на документи и данни и не допуска неправомерен достъп, изменение или разпространение. Това важи както за книгите за инструктаж на хартиен носител, така и за електронните документи за инструктаж. Добра практика е тази организация за съхранение да бъде описана и в документите, описани в третата стъпка.
       Документацията, отнасяща се до провеждането на обучение и инструктаж по безопасност и здраве при работа, се съхранява от работодателя за срок не по-малък от 5 години!